La gestión de eventos y la planificación de eventos son a menudo intercambiables, aunque son dos cosas muy diferentes. La planificación y la gestión no son lo mismo. Aunque las habilidades de estas dos funciones se superponen, son dos funciones distintas. Esto crea problemas para aquellos que tratan con clientes que erróneamente piensan que necesitan un gerente de eventos cuando lo que necesitan es un planificador de eventos. Y para aquellos clientes que tienen la impresión de que todos los organizadores de eventos también se encargan de la planificación de eventos.
Planificación de Eventos
Empecemos con la planificación de eventos. La palabra clave aquí es planificación. Todos los eventos – desde las duchas nupciales hasta las celebraciones de cumpleaños hasta las grandes reuniones corporativas – comienzan con un plan de algún tipo. Las discusiones iniciales con los clientes sobre ideas de eventos, temas, fechas deseables y pautas de presupuesto son parte del proceso de planificación de eventos.
La planificación de eventos comienza desde el principio, desde las primeras etapas del concepto y continúa hasta que el evento tiene lugar. Y, sinceramente, durante unas semanas después del evento, los planificadores de eventos ultiman los detalles y se encargan de las cuestiones de seguimiento. La planificación de eventos implica trabajar en estrecha colaboración con el cliente para diseñar un evento que refleje su visión de la reunión y cumpla con el objetivo del evento. Los clientes que contratan a un planificador de eventos contratan a alguien para que planifique todos los aspectos del evento, incluyendo los detalles relacionados y los elementos de acción, y para que vea el evento hasta su finalización.
Las responsabilidades de planificación de eventos pueden incluir, pero no se limitan a:
- Selección de un tema general para el evento
- Elaboración de un presupuesto
- Selección del lugar de celebración
- Negociación de contratos hoteleros
- Contratación de proveedores externos
- Planificación del menú
- Contratación de un servicio de catering
- Arreglos para oradores invitados o entretenimiento
- Coordinar el transporte
- Elección de la combinación de colores
- Desarrollo de invitaciones
La planificación de eventos es todo lo que se necesita para organizar un evento. Esta función se inscribe en el marco más amplio de la gestión de eventos.
Gestión de eventos
Cada tipo de evento se compone de numerosas partes que encajan como piezas de un rompecabezas. Todas esas piezas finalmente se unen para crear un evento. Los eventos exitosos tienen todas esas piezas relacionadas reunidas en el momento adecuado y en el lugar adecuado, de manera fluida, eficiente y de acuerdo con el plan. Este proceso se denomina gestión de eventos. Se trata, en términos sencillos, de la gestión de proyectos del propio evento.
La gestión de eventos implica la creación, coordinación y gestión de los diferentes componentes de un evento, así como de los equipos de personas responsables de cada aspecto. Algunos aspectos de la gestión de eventos pueden incluir, entre otros:
- Reservar un lugar para un evento
- Coordinación de proveedores externos
- Desarrollo de un plan de estacionamiento
- Diseño de planes de contingencia de emergencia
- Garantizar el cumplimiento de las normas de salud y seguridad
- Gestionar el personal responsable de cada función
- Supervisar la ejecución de un evento
- Seguimiento del evento
- Resolución de situaciones de eventos in situ
Los organizadores de eventos y los planificadores de eventos den ir de la mano
Definir estas dos funciones es un reto porque, no sólo están estrechamente relacionadas, sino que las responsabilidades a menudo se superponen. Los planificadores de eventos individuales pueden ofrecer servicios de gestión de eventos, y los gerentes de eventos también pueden ofrecer planificación de eventos. Todo depende del planificador individual o del equipo de gestión de eventos corporativos, del lugar de celebración y del propio evento.
Es importante entender las diferencias entre los dos y determinar qué servicios va a proporcionar. Por ejemplo, si ofrece servicios de planificación de eventos para un evento de gran envergadura, trabajará con un gestor de eventos que coordinará sus servicios con los del gestor de catering, el equipo audiovisual, etc. Defina su función y los servicios que prestará y comuníquelos claramente a los posibles clientes para evitar cualquier confusión durante el proceso de planificación.
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